Nesta era tecnológica acelerada, onde as entregas devem atender a altas expectativas e prazos apertados, as metodologias de gerenciamento de projetos desempenham um papel vital. Uma metodologia de gerenciamento de projetos é um conjunto de regras que orientam uma equipe a trabalhar de forma eficaz para atingir os objetivos desejados. Diferentes indústrias usam métodos que atendem às necessidades específicas de seus projetos. Portanto, o gerente de projeto deve entender cuidadosamente o projeto e, em seguida, escolher o método apropriado que atenda às necessidades do projeto.
O que é uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos?
Uma metodologia de gerenciamento de projetos refere-se ao conjunto de regras e processos usados para planejar, gerenciar e executar qualquer projeto. Você pode pensar em uma metodologia como uma estrutura para ajudá-lo a gerenciar projetos da maneira mais eficiente.
Existem vários métodos com suas próprias regras, princípios e estruturas. Como cada abordagem tem prós e contras, os gerentes devem escolher uma abordagem com base nos requisitos do projeto.
10 principais Metodologias de gerenciamento de projetos
Abaixo, descrevemos algumas das abordagens de gerenciamento de projetos mais populares que você pode escolher ao embarcar em um novo projeto.
1. Ágil
Nos métodos ágeis, os projetos são concluídos em intervalos curtos chamados de iterações. Ao final de cada iteração, a equipe deve entregar as entregas definidas. O Agile é popular porque permite que as equipes façam as alterações necessárias em tempo real, sem ter que esperar o término do projeto.
Os métodos ágeis têm fases de trabalho mais curtas que requerem testes frequentes, reavaliações e outros ajustes. Portanto, todas as tarefas a serem executadas são listadas em um backlog e o gerente de projeto prioriza o trabalho na lista de tarefas pendentes antes de cada ciclo.
Essa abordagem é útil quando é provável que um projeto sofra muitas flutuações. Agile permite que as equipes façam alterações ou redefinam prioridades se um cliente ou parte interessada quiser fazer alterações específicas enquanto o projeto ainda está em andamento. Outras subestruturas como Kanban e Scrum também adotaram esse recurso.
Ao implementar o Manifesto Ágil, as equipes normalmente usam o Ágil em conjunto com outras metodologias, como Scrum, Kanban, Crystal ou Scrumba, para produzir as entregas desejadas. Além da indústria de software, também é utilizado nas indústrias de construção, publicidade e farmacêutica.
Use este método quando:
- Você não tem certeza de quais serão as entregas ou resultados.
- Partes interessadas ou clientes estão envolvidos no andamento do projeto.
- É provável que ocorram alterações frequentes durante o processo de design.
Evite este método se:
- Seu projeto requer extensa documentação e entregas previsíveis.
- Uma vez iniciado o projeto, você não tem chance de alterá-lo.
2. Cascata
Como o nome sugere, no método cascata, o andamento do projeto flui como uma cachoeira em uma direção e uma vez concluído não há como voltar para a etapa anterior. Waterfall é uma abordagem linear em que cada conjunto de tarefas ou estágios precisa ser concluído antes que o próximo estágio possa começar. Em outras palavras, você só pode passar para a próxima fase do projeto após concluir com sucesso a fase atual.
As técnicas em cascata funcionam bem quando você tem clareza sobre as entregas esperadas e a direção do projeto. Essa abordagem prevê o planejamento de tudo com antecedência – incluindo orçamento, cronograma, escopo e entregas – e a identificação de riscos para reduzir as chances de encontrar obstáculos.
Então, essa abordagem é mais comumente usada nas indústrias de construção e manufatura, onde as especificações são definidas e as entregas são claramente definidas antes do início do projeto.
Portanto, essa abordagem tradicional tem funções de equipe rígidas, cronogramas definidos e solicitações de mudança pouco frequentes. A metodologia Waterfall usa gráficos de Gantt para agendamento e planejamento. As etapas envolvidas nesse método são requisitos, análise, design, construção, teste e implantação.
Use este método quando:
- Seus stakeholders sabem exatamente o que querem como produto final.
- O objetivo final é claro e nenhuma mudança intermediária é necessária.
- Requer amplo acompanhamento e documentação do projeto.
- O projeto é de grande escala e envolve várias partes interessadas.
Evite este método se:
- Os requisitos do projeto são vagos.
3. Método do caminho crítico
O Método do Caminho Crítico (ou CPM – Critical Path Method) exige que todas as tarefas críticas sejam identificadas e agendadas para concluir o projeto com o mínimo de folga. Nessa abordagem, o gerente de projeto cria um roteiro composto por quatro etapas básicas:
- Liste todas as principais tarefas necessárias para concluir o projeto
- Estime quanto tempo cada tarefa levará
- Identifique as dependências entre as tarefas
- Desenho da entrega final
Essas informações são usadas para determinar o caminho crítico, que é a sequência mais longa de tarefas para concluir o projeto. Este é o caminho que a equipe do projeto deve seguir para concluir o projeto dentro do prazo disponível.
Diferentes marcos são definidos ao longo do caminho crítico; cada marco marca a conclusão da fase atual e indica o início da próxima fase. Essa abordagem é popular nas indústrias de construção, aeroespacial, defesa e software.
Use este método quando:
- Você tem um projeto de médio porte.
- Suas tarefas de projeto têm muitas dependências.
- Você pode determinar quais tarefas são mais críticas para poder alocar recursos adequadamente.
- O cronograma do projeto é apertado.
Evite seguir este método se:
- Os projetos têm ambiguidades em relação a prazos, cronogramas, etc.
4. Scrum
Scrum se encaixa em metodologias ágeis, então é mais uma estrutura para executar projetos ágeis do que uma metodologia em si.
O Scrum é um dos métodos de gerenciamento de projetos mais flexíveis porque permite que as equipes respondam às mudanças de forma eficaz e rápida.
As tarefas no Scrum são divididas em ciclos curtos chamados sprints. A equipe desenvolve um backlog com base na prioridade das tarefas e distribui essas tarefas durante o sprint. Cada um desses sprints dura no máximo 1-2 semanas e requer a conclusão de tarefas específicas. Depois de concluir um sprint, refaça o escopo do projeto antes de se preparar para o próximo sprint.
Na maioria das organizações, um scrum master é contratado para ajudar a equipe scrum a seguir os princípios e regras do scrum. Eles também realizam reuniões diárias, também conhecidas como reuniões diárias de scrum, onde a equipe atualiza o que fez no dia anterior, no que estará trabalhando hoje e discute seus obstáculos (se houver). Após cada sprint, uma retrospectiva do sprint é realizada para revisar o desempenho da equipe e verificar se alguma mudança é necessária para o próximo sprint.
Devido à sua flexibilidade, o método Scrum é adequado para projetos com escopo pouco claro. Essa abordagem é frequentemente usada na indústria de software devido à capacidade de se adaptar rapidamente às mudanças, mas pode ser usada em qualquer indústria que exija flexibilidade, como logística de varejo ou planejamento de eventos.
Use este método quando:
- A equipe do projeto é pequena, geralmente não mais do que dez pessoas.
- O projeto precisa de flexibilidade e melhoria contínua.
5. Kanban
O método Kanban teve origem na manufatura. Envolve a análise do fluxo do projeto usando uma ferramenta chamada Kanban. O Kanban fornece um diagrama visual com um conjunto de colunas, cada uma representando uma etapa do processo. Todas as tarefas são inicialmente empilhadas em uma lista de tarefas. Quando um projeto começa, cada membro da equipe seleciona uma tarefa do backlog para trabalhar. Quando concluem uma tarefa, eles escolhem uma nova tarefa do backlog até que todas as tarefas sejam concluídas.
O principal ponto de venda do Kanban é que ele fornece uma visão de como cada parte do projeto está progredindo em um determinado momento. Além disso, destaca visualmente as colunas bloqueadas por tarefas. Assim, o método Kanban não apenas fornece uma visão do andamento do projeto, mas também elimina gargalos.
No passado, o método Kanban era limitado às indústrias de manufatura e software, mas se expandiu lentamente para incluir recursos humanos, marketing, estratégia organizacional, processamento executivo e contabilidade.
Use este método quando:
- Seja sua equipe grande ou pequena, o Kanban funciona para equipes de qualquer tamanho.
- Sua equipe trabalha remotamente. O Kanban coloca tudo sob controle, não importa onde os membros de sua equipe estejam.
6. Lean
Os métodos Lean originaram-se na manufatura e foram desenvolvidos e implementados pela Toyota. O objetivo central dessa abordagem é maximizar o valor e minimizar o desperdício. Em outras palavras, concentra-se em usar a menor quantidade de recursos para concluir o projeto, reduzindo assim o desperdício de recursos.
Inicialmente, o escopo do lean era limitado à manufatura, mas agora está se expandindo para educação, construção e desenvolvimento de software para reduzir custos e desperdícios nessas indústrias.
Portanto, o Lean reduz o desperdício otimizando a tecnologia, os ativos e as indústrias verticais. Então, ele aborda uma série de problemas comuns da indústria conhecidos como 3Ms: Muda, Mura e Muri:
- Muda refere-se ao consumo de recursos que não produz resultados significativos e não agrega valor ao cliente.
- Mura refere-se à superprodução em uma área de produto, ignorando outras, o que leva ao excesso de estoque e desperdício.
- Muri refere-se à sobrecarga de recursos, sejam eles humanos ou máquinas, que podem levar a falhas catastróficas.
Ao abordar essas questões, o Lean pode aliviar os problemas de desperdício enquanto ajuda a desenvolver melhores processos de trabalho.
Use este método quando:
- Você está constantemente tentando melhorar o produto e deseja agregar valor ao cliente.
- Você tem um projeto pequeno e de curto prazo.
- Você deseja reduzir o custo e o desperdício de seu projeto.
Observação: essa abordagem reduz o desperdício geral, mas é cara de implementar.
7. Six Sigma
A metodologia Six Sigma enfatiza a entrega de resultados consistentes e de alta qualidade, eliminando gargalos ou defeitos. Dois paradigmas são usados na metodologia Six Sigma:
- DMAIC – Definir, Medir, Analisar, Melhorar, Controlar para melhorar os processos de negócios existentes
- DMADV – Define, Measure, Analyze, Design, Verify; é frequentemente usado quando as organizações estão trabalhando em novos processos para atender às necessidades de seus clientes.
- Às vezes, o Six Sigma é aplicado junto com outras metodologias, como Lean e Agile, para reduzir o desperdício e usar os recursos com eficiência.
Use este método quando:
- Você trabalha em uma grande organização com paradigmas de trabalho complexos.
- Você está em um setor que exige melhorias no design para fabricação.
8. PRINCE2
PRINCE2 representa um projeto em um ambiente controlado. Essa abordagem não requer pré-requisitos e segue sete princípios, sete temas e sete processos.
Então, os sete princípios do PRINCE2 são: caso de negócios contínuo, aprender com a experiência, funções e responsabilidades claras, gerenciamento por fases, gerenciamento de expectativas, foco nas entregas e adaptação do trabalho ao contexto do projeto.
Portanto, os sete processos da metodologia são: Iniciar Projeto, Direcionar Projeto, Iniciar Projeto, Controlar Fases, Gerenciar Entrega de Produto, Gerenciar Limites de Fase e Fechar Projeto.
Use este método quando:
- Você tem um grande projeto corporativo com várias partes interessadas no projeto.
- Você está procurando por certificações que lhe darão uma vantagem sobre os outros.
9. PMI/PMBOK
PMI e PMBOK são as abreviações de Project Management Institutes e Project Management Body of Knowledge, respectivamente. Eles são um conjunto de princípios orientadores e práticas que ajudam a garantir que os projetos atendam a altos padrões.
O PMBOK é uma estrutura de processos, padrões, diretrizes e práticas. PMBOK refere-se ao processo de cinco etapas de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. Então, ele é adequado para equipes pequenas que usam uma abordagem padrão ao gerenciar projetos.
10. Programação Extrema ou Extreme Programming (XP)
A metodologia XP é uma boa escolha quando os requisitos do projeto podem mudar com frequência. Então, a XP foi Projetado especificamente para desenvolvimento de software, o Extreme Programming é outra forma de gerenciamento de programação ágil.
Essa abordagem funciona bem para projetos individuais dinâmicos com prazos apertados, pois cria ciclos de desenvolvimento curtos com muitas versões para acomodar flutuações. XP é baseado em simplicidade, comunicação, feedback, respeito e coragem.
Como escolher uma abordagem de gerenciamento de projetos
Cada setor e projeto tem seus próprios requisitos que precisam ser atendidos. Portanto, escolher o método que atenda às necessidades do projeto torna-se crucial, pois pode fazer ou quebrar o sucesso do projeto. Então, como não existe um método único disponível, é recomendável que você faça um esforço para avaliar e selecionar o método correto para o seu projeto.
Portanto, qqui estão alguns fatores a serem considerados ao avaliar uma abordagem de gerenciamento de projetos:
1. Tipo de indústria
O tipo de indústria em que você trabalha tem uma relação direta com o método que você deseja usar. Se o seu setor está em constante mudança, como uma organização baseada em tecnologia, você precisa escolher uma abordagem flexível que possa se adaptar facilmente às mudanças. Enquanto isso, se você estiver trabalhando em um projeto com requisitos e recursos fixos, uma abordagem linear como a cascata resolverá o problema.
2. Complexidade do projeto
A complexidade do seu projeto afetará o método escolhido. Você pode listar restrições, recursos, cronogramas e outros fatores, rotulá-los de acordo com sua complexidade e decidir qual abordagem funcionará melhor. Por exemplo, se o seu projeto é complexo e pode testemunhar mudanças dinâmicas, o agendamento extremo é a escolha certa, mas se seus objetivos são definidos e o projeto parece linear sem chance, a cascata pode fazer o truque.
3. Organização ou tamanho da equipe
O tamanho de qualquer organização desempenha um papel crucial na determinação da abordagem mais apropriada. Por exemplo, métodos como o Scrum são adequados para equipes pequenas, enquanto o Kanban pode ser implementado em qualquer organização, independentemente do tamanho da equipe.
4. Natureza das entregas
Conheça as necessidades dos seus clientes, como os produtos que eles desejam e a frequência com que mudam, e escolha um método que atenda a essas necessidades. Por exemplo, se a sua empresa precisa de mudança ou melhoria contínua, você pode optar por um método como o Scrum, que é mais adequado.
